Zo houd je je mailbox schoon
Niets zo irritant als een mailbox die lijkt te overstromen met spam, zakelijke mail, reclame, interne agendapunten en andere digitale post. Alsof je niets beters te doen hebt dan het grasduinen door een berg aan mailtjes. Geen nood, we geven je vijf tips om je mailbox te stroomlijnen.
We sturen en lezen met z'n allen ontzettend veel mail per dag. De gemiddelde kenniswerker besteedt 28 procent van zijn kostbare tijd aan het openen, lezen en verwerken van e-mail. Dit jaar ontvang jij als lezer van dit artikel gemiddeld 91 zakelijke mails per dag. Zelf zal je er zo'n veertig versturen, zo berekende Teamleader, een bedrijf dat CRM met projectmanagement, offertes, facturatie en meer in één online tool combineert. Al die mailtjes stapelen op tot een digitale berg van inkomende en uitgaande post. En tijd om het fatsoenlijk te managen, heb je amper. Hoog tijd om vijf handige tips voor een schone mailbox ten berde te brengen.
1 Weg met die nutteloze mail
Zeg nou eerlijk: misschien wel het grootste deel van alle mailtjes die je binnenkrijgt, is spam of domweg overbodig. Nieuwsbrieven die je nooit opent of aanbiedingen van een webshop waar je nimmer wat koopt. Of wat dacht je van de overdaad aan pr-berichten met daarin informatie waar jij als hardwerkende ondernemer helemaal niets aan hebt? In een vloek en een zucht ben je uitgeschreven. Onder bijna elke mail staat de functieknop 'unsubscribe'. Gebruik deze eens en doe dat bij alle nutteloze mails in je digitale brievenbus.
2 Stop met cc, zoek het alternatief en centraliseer
Ken je dat? Een relatief onbelangrijk intern agendapunt wordt doorgestuurd door een collega en hij vindt het blijkbaar nodig om jou en 85 andere collega's te cc'en, terwijl de informatie in het mailtje voor de meeste mensen compleet irrelevant is? Spreek met elkaar af dat het cc'en alleen wordt toegepast wanneer het ook echt zinnig is.
3 Chat in plaats van mail
Het eerder genoemde Teamleader heeft nog een paar andere kleine mailbox-opschonende tips. Waarom geen zakelijk chatplatform als Socialcast, HumHub, Yammer, Unison of Huddle? Een constante stroom aan wetenswaardigheden recht voor je neus, zonder dat je steeds weer die mail moet openen. Verder kan één centrale database best het ei van Columbus zijn. Denk aan ACT of nas. Volgens Teamleader kan zo'n database je tot 35 procent van de tijd besparen.
4 Verwerk je overige mail verstandig
Kijk, we zijn op dreef. Het merendeel van de nutteloze mail blijft nu waar het hoort: uit jouw mailbox. Wat doe je verder om je tijd zo nuttig en mailtjesloos te spenderen? Wees kort en krachtig in het beantwoorden van het mailverkeer. Niet bot of kortaf, wel beleefd. Schrijf wat je moet schrijven in zo kort en duidelijk mogelijke zinnen.
5 Plan
Doe bovenstaande niet constant tussen de andere werkzaamheden door, maar plan enkele vaste momenten (twee of drie) op de dag in. Bijvoorbeeld vroeg in de ochtend, vlak voor of na de lunch en het laatste halfuurtje voordat je stopt met werken. Iemand die je met spoed wilt bereiken, kan ook even bellen of whatsappen. Of zet het – wanneer intern – maar op Socialcast. Extra advies: wacht niet lang met het afhandelen van je mail wanneer actie vereist is. Schuif niets vooruit, maar ga aan de slag. Voor je het weet vergeet je dat best wel belangwekkende mailtje en loop je een prima deal, afspraak of kans mis. Zonde.
Lees meer
